Pandeminin çalışma hayatına olumsuz etkilerinden biri de uzaktan oryantasyon programlarına oldu. Her ne kadar birçok firma ofise dönüş konusunda net bir takvim öngöremese de biz yine eski günlerdeki gibi “ofiste etkili oryantasyon” planı nasıl olmalı onun üzerine konuşalım.
Globalde başarılı ve yüksek performanslı şirketlerin %67’si yapılandırılmış bir oryantasyon programı uyguluyor. Bu şirketler işe yeni başlayanların adapte olamadığı için ilk 6 ay içinde işten ayrılmalarının yaratacağı maliyetin farkındalar.
Peki etkili bir oryantasyon programı nasıl olmalı?
Başarılı bir oryantasyon programı, yeni başlayanların ilk gününde mail kutusuna düşen sıradan karşılama e-postlarınının ötesinde, günler önce planlanmış harika bir çalışan deneyimi sunmalı.
Bu program, şirket kültürü videoları, masanın önceden kişiselleştirilmiş şekilde hazırlanması, oryantasyon planının net ve açıklayıcı olması gibi bir çok detayı içermeli.
Netflix, Zappos, Buffer, Facebook, Google, Linkedin gibi en iyi oryantasyon programına sahip şirketlerin de uyguladığı oryantasyon programlarından faydalı bölümler de ekleyerek etkili bir plan paylaşmaya çalışacağız.
1. BAŞLAMADAN ÖNCE
Başarılı bir çalışan deneyimi yaşatmak için, oryantasyon programı işe başlamadan önce başlamalıdır. Twitter, bu programı ‘Yes to Desk’ olarak adlandırıyor. İşe başlamadan önce bazı bilgileri önden paylaşmak adaptasyon açısından hem çalışana hem de şirkete fayda sağlayacak ve zaman kazandıracak.
Karşılama e-postası şunları içerebilir:
E-posta ve diğer araçlar için erişim bilgileri
Ofise varış saati, çalışma saatleri, ofise ulaşım için google map linki
Şirket kültürünün anlatan bir doküman veya video
İlk haftanın oryantasyon planı
Faydalı olacak dokümanlar, kitap ve makale önerileri.
Buddy Bilgileri (Buffer bu adımı 3 Buddy Sistemi ile uyguluyor: ‘Leader Buddy’, ‘Role Buddy’, ‘Culture Buddy’)
Sık Sorulan Sorular için paylaşılacak bir dokuman (Kartvizit nasıl sipariş verilir, şirkette sık kullanılan terimler ve anlamları, seyahate çıkması gerektiğinde ne yapmalı gibi)
2. İLK GÜN DENEYİMİ- HOŞGELDİN
"Ofise giriyorsun ve sana özel kişiselleştirilmiş, başlamak için ihtiyacın olan her şeyle dolu bir masan var."
Ofiste ilk iş günü herkes için zordur. İş hayatında ne kadar deneyimli olursanız olun, ofiste kimseyi tanımıyor olmak, nereden başlayacağını bilememek sizi konforsuz hissettirir.
Yeni işe başlayanların %4’u felaket bir ilk iş gününden sonra işi bırakmayı bile düşünüyorlar.
Harika bir ilk gün deneyimi yaşatmak için çalışma ortamının hazırlanması hoşgeldin demenin güzel bir yolu olabilir. Bilgisayar, monitör ve kalemler gibi standart ihtiyaçlar zaten sağlanır. Bunların yanı sıra kişiselleştirilmiş öğeler eklemek yeni başlayan için olumlu bir başlangıç yapmasına yardımcı olacaktır.
Hoşgeldin kutusu (T-shirt, Defter, Mug, Enerji Bar, Sırt çantası, Laptop için sticker içerebilir)
El yazısı ile yazılmış bir hoşgeldin mesajı.
Masaya bağlanmış bir balon (Bu sayede diğer çalışanlar yeni başlayanı kolaylıkla farkedip hoşgeldin diyebilir)
İlk gün için
Gerekli erişimleri sağlamak (Email, Google Drive, Slack, Trello, Jira gibi)
İlk ekip toplantısını planlamak
Ekiple öğle yemeği planlamak
Ofis turu yapmak
Farklı ekiplerle tanıştırmak
Ekibe slack üzerinden hoşgeldin mesajı göndermek adaptasyonu kolaylaştıracaktır.
3. İLK 30 GÜN DENEYİMİ
‘Yeni işe başlayanların her ekibin motivasyon ve sorumluluklarına geniş ve anlamlı bir şekilde maruz kalması için ekiplere yönelik derin dalışlar yapması gerekir.’
Bu aşamada, artık önemli olan ekibe yeni katılan kişinin ne yapacağının ve nasıl yapacağının üzerinde çalışmak olacaktır. Projelerin nasıl çalıştığı, süreçte karşılaşılacak problemler ve sürecin gidişatının nasıl olacağı ve sonuca ne şekilde ulaşacağınız gibi başlıklarda yeni başlayanla fikir alışverişi yapabilirsiniz. Burada amaç, ekibe yeni katılan kişinin şirketi bir bütün olarak görebilmesi ve süreçler hakkında fikir sahibi olabilmesidir. Bu aşamada, özellikle startup larda hem liderlere hem de İnsan Kaynakları ekiplerine çok iş düşüyor.
Yeni başlayanın, lideri ile 1:1 yapması ve 1 aylık deneyimi ile ilgili geri bildirim alması ve vermesi.
Yeni başlayan ile HR’in 1:1 yapması ve ilk ay deneyiminin öğrenilmesi
İş tanımının açık şekilde verildiğinden ve verimli şekilde çalışabildiğinden emin olunması.
Lider ile yeni başlayanların düzenli 1:1 ler planlandığından ve işlediğinden emin olunması.
4. İLK 90 GÜN DENEYİMİ
Şirket Hedeflerine odaklanın
Yeni başlayan ilk 30 günü atlattıktan sonra şirketin hedefleri, departman hedefleri ve kişisel hedefleri üzerinde odaklanmaya artık başlayabilir. LookUp’ta Startup ve Scale-up lar için IK danışmanlığı projelerinde şirketin hedeflerini netleştirmek, ekibe hedeflerin iletişiminin net şekilde yapıldığından emin olmak her zaman önceliğimiz olur.
İlk aylarda yeni başlayan ile daha sık 1:1 yapmak, sonrasında ‘2 haftada 1 sıklığı’ ile 1:1 ler planlamak adaptasyonu kolaylaştıracaktır.
Her yıl başında belirlenen şirketin yıllık hedeflerini, her yeni başlayan için yeniden açıklamak ve kişisel hedefler seviyesine indirmek gerekecektir.
Gelişim Alanlarına odaklanın
Temel oryantasyon süreci tamamlanıp şirkete adaptasyon sağlandığı bu dönemde çalışanın ihtiyaçlarına bağlı olarak desteklenmesi iyi bir fırsat olabilir.
İngilizce dil becerilerinin gelişmesi için çalışanlara sağlanan Cambly gibi uygulamalar,
Profesyonel veya kişisel gelişim ile ilgili fayda sağlayacak Udemy, Pluralsight gibi araçlara erişim sağlamak
Şirket içi veya dışı, gerçekleştirilen teknik ve sosyal beceri eğitimlerine dahil etmek (Excel, SQL, Liderlik, Zaman Yönetimi gibi) bu aşamada faydalı olacaktır.
5. ORYANTASYON PROGRAMINI DEĞERLENDİRİN
Oryantasyon programı, şirketin büyümesi ile birlikte sürekli gelişmeli ve yeniden gözden geçirilmeli. Bunu yaparken, yakın zamanda ekibe katılanlardan sürekli geribildirim almak programın başarısını artıracaktır.
Bunun için belirli zaman aralıklarında (örneğin 30, 60 ve 90. günde yeni başlayana Google Form ve Surveymonkey gibi anket araçları ile mini anketler gönderebilir, süreci iyileştirmek için geri bildirim isteyebilirsiniz.
Çok zaman almadan, pratik bir şekilde, 5 lik puanlama sistemi ile yaratacağınız ilk anketin şu konuları içermesi size fayda sağlayacaktır:
Daha fazla bilgi için bizi takip edin 👍