Employer of Record oder eigene Gesellschaft: Hiring in Europa

Kurz gesagt: Nutzen Sie einen Employer of Record (EOR), wenn Sie in einem Land weniger als etwa fünf Personen einstellen und noch nicht sicher sind, ob Sie in zwei Jahren überhaupt noch dort sein werden. Gründen Sie eine eigene Gesellschaft, sobald Headcount, Verweildauer oder Funktion — eine Country-Lead-Rolle, ein Team, das mit Daten arbeitet, eine F&E-Einheit mit Anspruch auf lokale Förderungen — die Gesellschaft günstiger, sicherer oder schlicht notwendig machen. Die meisten Unternehmen liegen in dieselbe Richtung daneben: Sie bleiben drei Einstellungen zu lange beim EOR, weil die Alternative nach Papierkram aussieht, und zahlen dafür später über Pro-Kopf-Gebühren, Probleme bei der Beteiligung und eine unsaubere Überführung.

So funktioniert die Entscheidung in der Praxis, Markt für Markt — und das bricht an den Rändern weg.

Was ein EOR leistet – und was nicht

Ein EOR ist ein Unternehmen, das bereits über eine Gesellschaft im jeweiligen Land verfügt, Ihre neue Fachkraft auf die eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung nimmt und Ihnen das in Rechnung stellt. Der EOR ist Vertragspartner des Arbeitsvertrags, wickelt Payroll und Sozialabgaben ab, kümmert sich um gesetzlichen Urlaub und Entgeltfortzahlung und trägt das Compliance-Risiko, das mit der Arbeitgeberrolle einhergeht. Die fachliche Steuerung im Tagesgeschäft liegt bei Ihnen.

Was ein EOR nicht leistet:

• Die Person finden. Die EOR-Preise setzen voraus, dass Sie mit einer unterschriftsreifen Kandidatin oder einem unterschriftsreifen Kandidaten ankommen. Sourcing, Assessment und Closing sind ein eigenes Thema — und in umkämpften Märkten das schwierigere.
• Eine saubere Equity-Story liefern. Aktienoptionen für jemanden, der bei einem Dritten angestellt ist, sind in den meisten Rechtsordnungen heikel. Manche Programme lassen Zuteilungen an Nicht-Mitarbeitende gar nicht zu; wo sie es tun, weicht die steuerliche Behandlung für die begünstigte Person oft von dem ab, was Ihre inländischen Mitarbeitenden erhalten. Engineers auf Senior-Level merken das.
• Sie zu einem glaubwürdigen lokalen Arbeitgeber machen. Wer drei Angebote vergleicht, liest den Briefkopf des Vertrags. „Angestellt bei [Anbieter] im Auftrag von [Ihr Unternehmen]" kostet Sie etwas im letzten Gespräch — besonders bei Menschen, die den Rückzug eines Kunden aus einem Markt schon einmal erlebt haben.
• Jedes Land gleich gut abdecken. Abgerechnet wird meist über eine monatliche Pauschale pro Person oder einen Prozentsatz des Bruttogehalts, zuzüglich einer Kaution für mögliche Kündigungskosten. Die Gebühr ist planbar; Kaution und Abfindungsrisiko sind es oft nicht.

Die Schwelle, ab der sich die eigene Gesellschaft allein über die Kosten rechnet

Rechnen Sie nach, statt sich auf das Bauchgefühl zu verlassen. Eine Gesellschaft hat einen fixen Kostensockel — Gründung, Geschäftsanschrift, lokale Steuerberatung, Jahresabschlüsse, Payroll-Software, gegebenenfalls ein bestellter Geschäftsführer —, der sich kaum verändert, ob Sie zwei oder zwanzig Personen beschäftigen. Die EOR-Kosten steigen linear mit dem Headcount. Es gibt einen Schnittpunkt, und in den meisten westeuropäischen Märkten liegt er irgendwo zwischen drei und sechs Beschäftigten — früher, wenn die Gehälter hoch sind und Ihr Anbieter prozentual abrechnet.

Die Kosten sind aber selten der entscheidende Engpass. Diese Punkte sind es meistens:

• Sie müssen eine Country-Lead-Position besetzen. Wer Sie gegenüber lokalen Kunden vertritt, unterschreibt und ein Team unter sich aufbaut, wird fragen, für wen er oder sie eigentlich arbeitet. Directors und Country Manager über einen EOR einzustellen, ist möglich — und häufig ein schlechter Tausch.
• Der Enterprise-Einkauf ist eingebunden. Banken, Versicherer und öffentliche Auftraggeber in der EU fragen zunehmend, wo die Personen angestellt sind, die mit ihren Daten arbeiten. „Ein Drittarbeitgeber in Warschau" löst einen Fragebogen aus, den Sie nicht eingeplant hatten.
• Sie wollen lokale Förderungen nutzen. Forschungszulagen, das türkische Regime der Technologieentwicklungszonen, Erleichterungen für den IT-Sektor in Teilen Mittel- und Osteuropas — diese knüpfen in der Regel an eine lokale Gesellschaft an, die eine förderfähige Tätigkeit ausübt, nicht an Personal, das Sie von jemand anderem mieten.

Wo das nationale Recht die Antwort verändert

Das EOR-Modell ist nicht überall gleichermaßen zulässig, und die Unterschiede wiegen schwerer, als das Marketing der Anbieter vermuten lässt.

Deutschland. Arbeitskräfte einem anderen Unternehmen zur Weisung zu überlassen, gilt als Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG, ist erlaubnispflichtig und unterliegt Überlassungshöchstdauer und Equal-Treatment-Pflichten. Seriöse Anbieter arbeiten innerhalb dieses Rahmens; die Höchstdauer bedeutet, dass ein EOR in Deutschland strukturell eine befristete Lösung ist, keine dauerhafte. Auch der Kündigungsschutz greift ab einer gewissen Betriebszugehörigkeit und Betriebsgröße — „wenn es nicht passt, beenden wir es eben" ist also keine Strategie. Planen Sie die Gesellschaft, bevor Ihre erste deutsche Einstellung ins zweite Jahr geht.

Polen. Ein großer Teil der erfahrenen Entwicklerinnen und Entwickler bevorzugt aus steuerlichen Gründen selbstständige B2B-Verträge und nennt Ihnen Sätze auf dieser Basis. Das sieht nach einer Lösung aus — kein EOR, keine Gesellschaft, einfach eine Rechnung. Es löst das Problem aber nur, wenn tatsächlich ein Auftragsverhältnis vorliegt: keine von Ihnen vorgegebenen festen Arbeitszeiten, keine Exklusivität, keine Eingliederung in Ihre Führungsstruktur. Ist das nicht der Fall, tragen Sie das Risiko der Umqualifizierung — und es wächst mit jedem Monat an Rückständen. Die praktische Regel: Werkverträge für wirklich eigenständige Spezialistinnen, Spezialisten und Agenturen, Anstellung (per EOR oder direkt) für Menschen, die jeden Morgen in Ihrem Daily Standup sitzen.

Türkei. Arbeitnehmerüberlassung ist stark eingeschränkt, das reine EOR-Modell, das in Lissabon funktioniert, lässt sich also nicht sauber übertragen. Üblich sind entweder eine lokale Gesellschaft — häufig unkomplizierter zu gründen, als Gründerinnen und Gründer erwarten — oder eine Dienstleistungsvereinbarung mit einem Partner, der das Team beschäftigt und definierte Leistungen erbringt. Der zweite Weg ist das, was die meisten Unternehmen meinen, wenn sie von Nearshoring sprechen, und er ist die Grundlage dafür, wie dedizierte Engineering- und Operations-Teams in diesem Markt üblicherweise aufgesetzt werden.

Frankreich, Spanien, Niederlande. Gesetzliche Abfindungsformeln, Tarifverträge mit Mindestgehaltsbändern nach Rolle und Senioritätsstufe sowie Regelungen zu Arbeitnehmererfindungen, die eine zusätzliche Vergütung für patentfähige Arbeitsergebnisse von Beschäftigten verlangen können. Nichts davon verschwindet mit einem EOR; es wird lediglich von jemand anderem verwaltet, und Sie bezahlen es über die Kaution und die Schlussrechnung.

Geistiges Eigentum ist der stille Fehlerfall

Ist der EOR der Arbeitgeber, stehen die Arbeitsergebnisse in vielen Rechtsordnungen zunächst dem EOR zu, nicht Ihnen. Gute Verträge reichen die Rechteübertragung bis zum Kunden durch. Schwache lassen eine Lücke, die niemandem auffällt, bis in Ihrer Series B eine Due-Diligence-Anwältin den Vertragsstapel liest. Lassen Sie sich die Klausel zur Rechteübertragung im Arbeitsvertrag zeigen, nicht nur in Ihrem Rahmenvertrag, und prüfen Sie, ob das betreffende Land die Übertragung künftiger Werke überhaupt anerkennt — mehrere kontinentaleuropäische Rechtsordnungen schränken das ein.

Wie Sie vorgehen sollten

Ein vernünftiges Muster für ein Unternehmen, das in einen neuen europäischen Markt eintritt:

1. Stellen Sie die ersten ein bis zwei Personen über einen EOR ein. Sie testen, ob Talentpool, Zeitzone und Gehaltserwartungen funktionieren.
2. Entscheiden Sie bei Einstellung drei oder vier, nicht bei Einstellung acht. Bis dahin kennen Sie Ihre monatlichen Kosten pro Kopf und wissen, ob Sie ein Team haben oder ein Experiment.
3. Gründen Sie, solange das Team klein ist. Fünf Beschäftigte von einem EOR auf die eigene Payroll zu überführen, ist ein Zwei-Monats-Projekt mit Fragen zu Betriebszugehörigkeit und Benefits. Zwanzig zu überführen, ist ein Vierteljahr der Arbeitszeit einer Person.
4. Erhalten Sie die Betriebszugehörigkeit beim Übergang. Erworbene Dienstzeiten wirken sich auf Kündigungsfristen, Abfindungen und Urlaubsansprüche aus. Kandidatinnen und Kandidaten werden danach fragen, und wenn Sie den Zähler zurücksetzen, haben Sie die Fluktuation verdient.

Der eigentliche Engpass ist fast nie die rechtliche Hülle. Er liegt darin, ob Sie in diesem Markt Engineers auf dem benötigten Niveau finden und gewinnen können — genau der Teil, den kein EOR für Sie übernimmt, und der Teil, für den sich Unterstützung lohnt, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Wenn Sie zwei oder drei Märkte gleichzeitig abwägen, lohnt sich ein Vergleich, wie technisches Recruiting vor Ort tatsächlich abläuft, bevor Sie sich für einen von ihnen auf eine Struktur festlegen.